Baza danych Darczyńców? Nie, to nic przerażającego. Czasem wydaje nam się, że potrzeba skomplikowanych programów lub drogich aplikacji. Tymczasem przyzwoita baza danych Darczyńców to nic innego, jak dedykowany plik lub dokument zawierający zbiór informacji o osobach wspierających organizację. Taka baza to nie tylko liczby i daty – to kopalnia wiedzy o tym, jak działa Twoja organizacja.
Co powinna zawierać dobra baza?
Przede wszystkim jest to miejsce, w którym dobrze jest odnotować kto, kiedy i jaką kwotę wpłacił. Każda dodatkowa informacja – np. jaką drogą dokonano wpłaty (przelew tradycyjny, system szybkich płatności, przekaz pocztowy, itp.), czy Darczyńca kontaktował się z organizacją lub organizacja z nim, kiedy Darczyńca obchodzi urodziny – to dodatkowy atut. Najbardziej funkcjonalne zestawienie to takie, w którym pracownik organizacji może zanotować miękkie informacje z kontaktu z Darczyńcami, np. kiedy była ostatnia rozmowa telefoniczna i czego dotyczyła. Podczas większości rozmów, a nawet wymieniając wiadomości mailowe, przekazujemy (bardziej lub mniej świadomie) mnóstwo informacji. Niewinne rzucone przez Darczyńcę zdanie: “Dziękuję za telefon, ale czy możemy przełożyć naszą rozmowę, gdyż właśnie wychodzę z psem do weterynarza?” dla fundraisera może być fantastycznym początkiem kolejnego kontaktu – zapytanie o to, jak się czuje pupil będzie nie tylko zwykłym początkiem rozmowy, ale także wyrazem naszego szczerego i serdecznego zainteresowania rozmówcą. A przecież świadome budowanie relacji to najważniejsze zadanie fundraisera!
Mamy niewielu Darczyńców – po co nam baza?
Kiedy mamy kilku, kilkunastu Darczyńców to problemu nie ma. Każdego z nich możemy niemalże znać osobiście,
a informacje na temat ich wsparcia są do zapamiętania dla co wprawiejszych umysłów. Pomińmy tutaj zagadnienie, czy jest to rozsądne i mądre postępowanie, a skupmy się na tym, że dużo prościej dopisywać kolejne rekordy do małego spisu, niż znaleźć czas na stworzenie go od zera, kiedy z upływem czasu z kilkunastu Darczyńców mamy ich już kilkuset. Nawet kilkoma tysiącami rekordów może zaopiekować się jedna osoba, jeśli umiejętnie zarządza wiedzą z bazy danych, wykorzystując ją do personalizowanej korespondencji z Darczyńcami.
Co mówią o sobie Darczyńcy? Sięgnij po ebook – Jak zachowują się Darczyńcy? 11 pytań, które lepiej pozwolą Ci zrozumieć swoich Darczyńców
Porządek jest mocą!
Kiedy mamy już bazę, warto zadbać o jej higienę – niech informacje w niej zawarte będą przypisane każda do osobnej komórki. Dbajmy o to, by aktualizować dane. Wypracowanie nawyku bieżącego zapisywania zmian procentuje zwłaszcza w sytuacjach, kiedy potrzebujemy szybko i sprawnie wyciągnąć z bazy potrzebne informacje. Wyobraź sobie zupełnie normalne i prozaiczne adresowanie listów do Darczyńców. Baza, która ma aktualne adresy, imiona, nazwiska daje nam łatwość wyeksportowania pliku do druku w trybie korespondencji seryjnej. Przygotowanie takiego pakietu jest bezsprzecznie mniej czasochłonne, niż przeglądanie skrzynki mailowej
w poszukiwaniu tej wiadomości, kiedy Darczyńca napisał o zmianie adresu, a dopiero później ręczne kopiowanie każdej informacji… Zdecydowanie polecamy porządek i bieżące aktualizacje!
Chcesz poznać najlepsze praktyki zarządzania danymi z bazy Darczyńców w organizacji pozarządowej?
Obejrzyj webinar Baza danych – po co Ci dane w fundraisingu?