Każdy, kto choć raz stał przed wyzwaniem zatrudnienia pracownika do swojego zespołu, wie, że to zadanie nie należy do łatwych. Jeżeli zależy Ci, aby dołączający nowy pracownik do Was pasował, musisz poświęcić czas na przygotowanie odpowiedniego ogłoszenia. Tak, to jest Twój obowiązek, aby dobrze przygotować ogłoszenie, a nie jedynie oczekiwać, że kandydat będzie tańczył, śpiewał i mówił językami, abyś tylko go zatrudnił.
A co znaczy odpowiednie ogłoszenie rekrutacyjne?
To takie, które samo dokonuje wstępnej selekcji kandydatów, dzięki czemu otrzymasz mniej ofert, ale znacznie lepszych jakościowo. Zapoznając się z aplikacjami poświęcisz czas osobom, które są cenne pod względem danego stanowiska. Oszczędzisz sobie także frustracji, że ludzie bezmyślnie i masowo wysyłają swoje cv, a część może nawet spełnia jakieś wymagania, ale totalnie nie pasuje do kultury Twojej organizacji.
Aby wychwycić tych, którzy potencjalnie mogą do Was pasować, musisz dać się poznać. I ogłoszenie rekrutacyjne jest do tego odpowiednim miejscem, ponieważ jest pierwszym punktem styku z Twoją organizacją dla poszukujących pracy w organizacji pozarządowej. Dotyczy to także rozpoznawalnych w całej Polsce organizacji, o których się mówi, że wszyscy ich znają. Może i wiesz komu pomagają rozpoznawalne ngosy, jak Fundacja Mimo Wszystko, ale czy wiesz, jak się tam pracuje? Jakimi wartościami kieruje się zespół w codziennej pracy? W jakim wieku są pracownicy i wolontariusze, z którymi nowy pracownik będzie współpracować? W jakich godzinach będzie wykonywać swoje obowiązki? Czy w organizacji korzysta się z zaawansowanych technologii i od każdego starającego się o pracę wymagana jest znajomość ich podstaw już na początku? Czy organizowane są wspólne spotkania dla pracowników, czy każdy żyje sam sobie? I tak dalej, i tak dalej… Na kulturę organizacji składa się cała masa czynników. I Twoim zadaniem jest tak się przedstawić w ogłoszeniu, aby przyciągnąć tych, którym Twój styl pracy również będzie odpowiadał. Jeśli jest coś, co szczególnie Cię wyróżnia, napisz o tym. Pamiętaj, kandydat może chcieć pracować na rzecz osób z niepełnosprawnością, ale może się okazać, że sposób, w jaki pracuje się w danej organizacji totalnie mu nie odpowiada. A znacznie lepiej jest zapobiegać frustracjom obu stron oraz nieprzyjemnym rozstaniom i już na etapie rekrutacji przybliżyć kandydatom swój niepowtarzalny styl, pozostawiając im przestrzeń do decyzji.
Dlatego dziś chcę Ci pokazać ogłoszenie rekrutacyjne jednej z organizacji, z którą dłuższy czas dane mi było współpracować. Podrzucam je, bo uważam, że może stać się dobrą inspiracją dla Twojej organizacji, jeśli chcesz przeprowadzić skuteczną rekrutację. Skuteczną, czyli taką, która pozwoli Ci przyciągnąć do swojego zespołu pasującego człowieka.
To ogłoszenie stoi w opozycji do ogłoszeń, które dominują wśród ofert pracy, a które wyglądają jak ogłoszenia na stanowisko pracy w najnudniejszym urzędzie świata. Wymagamy 3 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, obsługi komputera (serio? trzeba to pisać w XXI wieku?), mile widziane władanie trzema językami (z których i tak nie skorzystasz na oferowanym stanowisku)… Widziałam także ogłoszenia na stanowisko na przykład specjalisty do czegoś tam, a w wymaganiach i zakresie obowiązków były zadania dla zupełnie innego stanowiska. W efekcie organizacja poszukiwała jednego człowieka do trzech różnych obszarów. W ramach jednego etatu, rzecz jasna. Realnie patrząc, taki człowiek-orkiestra nie miał szans realizować wszystkich stawianych przed nim zadań na równie satysfakcjonującym poziomie.
Ale dzisiaj skupmy się na ciekawym przykładzie oferty pracy. Szczególnie interesujące elementy skomentowałam w treści ogłoszenia.
ASYSTENT DS. POMOCY
Fundacja poszukuje pracownika na stanowisko Asystent ds. Pomocy, który będzie się zajmował bezpośrednio działaniami pomocowymi fundacji w stosunku do jej podopiecznych oraz osób zgłaszających się o pomoc do fundacji.
W pierwszym zdaniu skondensowany opis oferty pracy. Zainteresowani będą czytać dalej, a niezainteresowani zamkną okno. Prosty i skuteczny sposób naturalnej selekcji.
Będzie podlegał pod polecenia zarządu fundacji, szczególnie jej wiceprezesa i równocześnie koordynatora ds. pomocy, ale będzie też docelowo – w ramach swojego zakresu obowiązków – pracownikiem samodzielnym.
Dokładne określenie stanowiska w strukturze organizacji.
Wymiar czasu pracy – y/z etatu, x dni w tygodniu, od XX:00 do XX:00.
Miejsce wykonywania pracy: biuro fundacji w Krakowie. Ze względu na charakter pracy i dostęp do danych wrażliwych, nie ma możliwości wykonywania części obowiązków poza biurem fundacji.
Fundacja przewidziała, że coraz więcej osób jest zainteresowanych pracą zdalną i od razu określiła swoje stanowisko w tej sprawie. Ta zapobiegliwość dokonuje selekcji już na etapie czytania ogłoszenia.
Zakres obowiązków:
Bardzo precyzyjne określenie odpowiedzialności i zadań.
- Przyjmowanie zgłoszeń o pomoc w formie rozmów telefonicznych oraz poprzez e-mail, listy, a także spotkania bezpośrednie.
- Analizowanie i porządkowanie dokumentacji podopiecznych i osób zgłaszających się o pomoc, zgodnie z wytycznymi.
- Przygotowywanie odpowiedzi na zgłoszenia, odpowiadanie na listy, przygotowywanie porozumień z podopiecznymi oraz aneksów do porozumień.
- Uzupełnianie bazy podopiecznych, dbanie o kompletność danych.
- Kierowanie podopiecznych na konsultacje ze specjalistami.
- Redagowanie notek o podopiecznych na stronę fundacji.
- Przygotowywanie pomocowych dokumentów księgowych do płatności – rachunków, faktur, podań o opłacenie lub refundację, zgodnie z wytycznymi.
Cechy charakteru oraz umiejętności, które są potrzebne w tej pracy:
Zwróć uwagę na opisowy charakter tej części, utrzymany równocześnie w kontekście pracy na tym konkretnym stanowisku, co równocześnie daje kandydatowi obraz pracy, którą chce podjąć.
- Wysoka kultura rozmowy, także telefonicznej. To nie jest call center, ale musisz lubić i nie bać się rozmawiać. Musisz być cierpliwy, ale i w niektórych sytuacjach asertywny.
- Precyzja w działaniu, dokładność, umiejętność koncentrowania się i analizowania danej sytuacji pod jej różnymi aspektami. Historie naszych podopiecznych to czasami zawiłe układanki, w których będziesz musiał się odnaleźć.
- Umiejętność pisania, redagowania maili, listów, pism, zapytań – to będzie spora część Twoich obowiązków. Potrzebujemy kogoś, kto sprawnie posługuje się edytorem tekstu (LibreOffice lub MS Word) i będzie samodzielnie korzystał ze wzorów dokumentów przygotowanych przez zespół fundacji, a także z czasem będzie szukał usprawnień.
- Spokój i konsekwencja, umiejętność doprowadzania spraw do końca. Dociekliwość, ale i delikatność.
- Umiejętność stawiania granic i przestrzegania ich, umiejętność oddzielania osobistych doświadczeń od pracy i doświadczeń naszych podopiecznych.
- Umiejętność poszukiwania rozwiązań, chęć uczenia się i poszerzenia własnych kompetencji.
- Mile widziane doświadczenie w pracy i/lub wykształcenie w zawodach około-medycznych. Może jesteś fizjoterapeutą lub psychologiem z wykształcenia, który nie widzi się w pracy w swoim wyuczonym zawodzie, ale chciałby robić coś co jednak jest z tym blisko związane?
O co będziemy pytać podczas rozmowy rekrutacyjnej?
To jest fragment, który doskonale obrazuje styl komunikacji w zespole fundacji. Wyrażenia „chcemy pogadać” czy „nie będziemy ściemniać” spowodują jakąś reakcję emocjonalną czytającego ogłoszenie, przez co albo zdecyduje się aplikować, albo pomyśli „nie, zbyt nieformalnie, to nie dla mnie”. Opis poniżej pokazuje również obszary, o których rozmawia się w zespole (emocje swoje i podopiecznych).
Nie mamy „know-how HR-owego” w małym palcu 
Ale chcemy uczciwie pogadać o Twojej motywacji do pracy, potrzebach, tym co robisz w życiu i o tym dlaczego chcesz z nami pracować. I czy naprawdę wiesz w co się pakujesz…
Nie jesteśmy dużą fundacją. Pracujemy w małym, kilkuosobowym zespole, w którym każdy ma swój zakres obowiązków. To nie jest super łatwa i lekka praca – nie będziemy ściemniać. Zderzysz się z trudnymi historiami, w które będzie trzeba wejść z delikatnością i stanowczością zarazem.
Musisz mieć w miarę dobrze poukładaną swoją sferę emocjonalną, żeby poradzić sobie z całą masą emocji osób, będących na różnym etapie procesu posttraumatycznego. To trudne, ale jeśli masz do tego predyspozycje i gotowość do uczenia się (w czym pomożemy), to ta praca może Ci dać ogromną satysfakcję i poczucie sensu.
Czego nie będziesz robić:
Świetny element uzupełniający całą ofertę, szczególnie w kontekście zakresu obowiązków. A jednocześnie daje sygnał „żebyś sobie nie myślał, że przyjdziesz i będziesz gwiazdorzyć, jesteś potrzebny podopiecznym”.
Nie będziesz podejmować decyzji, związanych z zakresem i formą pomocy dla konkretnych osób zgłaszających się o pomoc lub podopiecznych – o tym decyduje koordynator, ale Twoim zadaniem będzie zebranie danych, które tą decyzję pomogą podjąć.
Nie będziesz osobiście reprezentować fundacji wobec instytucji i placówek pomocowych, ale Twoim obowiązkiem będzie przygotowanie pism/maili potrzebnych do kierowania takich zapytań.
Nie będziesz reprezentować fundacji w kanałach społecznościowych, występować publicznie i udzielać wywiadów do mediów na temat fundacji i jej działań.
Jakie są możliwości rozwoju?
Rozpoczynając pracę dobrze wiedzieć, czy są jakieś perspektywy rozwoju. Fundacja przewiduje ścieżkę rozwoju dla nowego pracownika i mówi o tym od razu na początku, aby nie było niedomówień.
Wraz z nabraniem doświadczenia i nowych kompetencji, będzie możliwość zmiany stanowiska na wyższe i bardziej samodzielne – Specjalista ds. Pomocy. Będzie się to wiązało z większą odpowiedzialnością w zakresie obowiązków. Fundacja zamierza rozwijać zespół. Oczywiście wyższe stanowisko, będzie się też wiązało z wyższym wynagrodzeniem.
Jakie będzie Twoje wynagrodzenie i forma zatrudnienia?
Kandydat dostaje pełną informację dlaczego fundacja oferuje takie, a nie inne warunki współpracy, z wynagrodzeniem włącznie. I nie ma o ukrywać, że podanie wysokości wynagrodzenia również selekcjonuje potencjalnych kandydatów.
Na początek proponujemy umowę zlecenie i wynagrodzenie XXXX.xx zł brutto (na okres pierwszych x miesięcy, x-godzinny dzień pracy, x dni w tygodniu). To czas wdrożeniowy, w którym obie strony będą się wzajemnie poznawać. Zależy nam na współpracy długookresowej – stopniowo budujemy stabilny i zgrany zespół. Dlatego po x miesiącach usiądziemy do rozmowy na temat zmiany formy zatrudnienia (być może będziemy już gotowi do zatrudnienia Cię na umowę o pracę i zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego etatu) oraz wysokości wynagrodzenia. W tym zakresie sporo też będzie zależało od Ciebie i Twoich oczekiwań.
W jaki sposób się zgłosić?
Kandydat otrzymuje dokładnie opisane kroki, które musi wykonać, aby aplikować w prawidłowy sposób. Przy czym, nikt nie wymaga od kandydata cudów. Aplikacja na to stanowisko jest łatwa, a jednocześnie jest w niej wiele elementów, które podczas czytania już eliminuje część kandydatów. Fundacji nie pozostanie wiele pracy z zapoznaniem się z dokumentacją tych, którzy ją wyślą. Dlatego zespół fundacji może śmiało zadeklarować, że odpowie na każde zgłoszenie, jednocześnie wiedząc, że nie będzie to wymagało od nich masy czasu.
Przygotuj swoje CV i list motywacyjny, w którym przekonaj nas do tego, że chcesz z nami pracować i właśnie takie stanowisko jest tym, w którym byś się widział. Będziemy czytać z uwagą i zapewniamy, że odpowiemy na każde zgłoszenie.
CV i list motywacyjny zapisz jako pliki PDF i dołącz w formie załączników do wiadomości. Prosimy, aby załączniki nie przekraczały w sumie 2 MB.
Swoje zgłoszenie prześlij mailem na adres zarzad@fundacja.org. W temacie wiadomości umieść zdanie: Asystent ds. Pomocy – rekrutacja.
Wybrane osoby zaprosimy na indywidualną rozmowę do biura fundacji z Koordynatorem ds. Pomocy (pierwszy etap). Podczas spotkania porozmawiamy o tym, co napisaliśmy wyżej 
Wybrane osoby po pierwszym etapie zaprosimy na kolejną rozmowę z zarządem fundacji (drugi etap), bardziej szczegółową, opartą również o informacje, które wzajemnie wymienimy na pierwszym spotkaniu.
Terminy rekrutacji:
-
termin 1 – nadsyłanie zgłoszeń
-
termin 2 – I etap
-
termin 3 – II etap
-
termin 4 – rozpoczęcie pracy
Po zapoznaniu się z ogłoszeniem widać, kogo szuka fundacja. Przygotowując ogłoszenie dogłębnie przemyśleli co i jak ma wykonywać nowy członek zespołu.
Jaki był efekt tej rekrutacji?
Mogę zdradzić, że rekrutacja była bardzo interesująca, chętni, którzy się zgłosili, naprawdę przyszli z przekonaniem, że to miejsce dla nich. Wybrana osoba została na dłużej i, oczywiście, awansowała. O to właśnie chodzi w skutecznej rekrutacji.
Przygotowałam dla Ciebie checklistę, która pomoże Ci przygotować ogłoszenie rekrutacyjne. To lista punktów i warunków, które powinno spełniać Twoje ogłoszenie, aby przyciągnąć odpowiednie osoby i dać Ci możliwość wybrania najlepszego kandydata. Aby otrzymać checklistę na maila, wypełnij poniższy formularz.