Newsletter to nie tylko kolejny kanał komunikacji. To narzędzie, dzięki któremu możesz zdobywać zaufanie odbiorców, budować silną społeczność i prowadzić fundraising, który działa. Kiedy zacząć newsletter w NGO? Te 5 rzeczy oznacza, że warto zacząć już teraz. Przeczytaj!
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie niezwykłe korzyści zyskasz dzięki prowadzeniu newslettera,
- kiedy prowadzenie newslettera jest wręcz wskazane (5 oznak),
- oraz jak w 3 prostych krokach zacząć to robić.
Co to newsletter?
Wyobraź sobie narzędzie, dzięki któremu możesz wysyłać wiadomości bezpośrednio do odbiorców, a w efekcie budować silną społeczność i prowadzić skuteczny fundraising. Tak! To newsletter, czyli wiadomości e-mail regularnie wysyłane do osób zgromadzonych w bazie mailingowej Twojej organizacji.
4 korzyści z prowadzenia newslettera w NGO
Czy newsletter będzie dobrym rozwiązaniem dla Twojej organizacji? Przeczytaj, bo to głównie korzyści!
→ Silna społeczność – regularne prowadzenie newslettera, który ma wszystko to, co potrzebne pomaga budować silną społeczność wokół organizacji. Sprawia, że odbiorcy wiedzą, co się w niej dzieje, ponieważ czytają o szczegółach działalności, historiach i przedsięwzięciach. Dzięki zyskują świadomość, że organizacja działa, a to zwiększa ich zainteresowanie i zaangażowanie.
→ Zaufanie odbiorców – newsletter to rozwiązanie, które pomaga budować zaufanie odbiorców przez jasną i otwartą komunikację, oraz zwłaszcza przez “intymny” charakter skrzynki e-mailowej. To ona sprawia, że w newsletterze możesz pisać o rzeczach, których zazwyczaj nie poruszasz na Facebooku. Dzieląc się wyjątkowymi treściami (tymi zza kulis), odbiorcy zyskują poczucie, że są ważni dla organizacji, a to stopniowo buduje ich zaufanie.
→ Większa niezależność i kontrola – newsletter to narzędzie, które daje większą niezależność w komunikacji z odbiorcami niż np. media społecznościowe (często ograniczone przez algorytmy). W newsletterze możesz zamieszczać różnego rodzaju treści (takie, jak tekst, zdjęcia, filmy), kontrolować wysyłkę wiadomości, a także badać statystyki otwieralności. Co zyskujesz? Większą kontrolę nad całym procesem komunikacji.
→ Automatyzacja działań – dzięki programom do wysyłki e-maili (np. MailerLite) możesz wysyłać wiadomości, nawet jeśli nie ma Cię przy komputerze. To znaczy, że dzięki jednorazowemu przygotowaniu treści i ustawieniu wysyłki (na konkretny dzień i godzinę), nie musisz ręcznie wysyłać newslettera do wszystkich odbiorców, bo system robi to za Ciebie. W efekcie zyskujesz czas na inne ważne zadania.
Kiedy warto?
Już wiesz, że prowadzenie newslettera to głównie korzyści, ale kiedy jest dobry moment, aby zacząć to robić? Czytaj uważnie!
Twoja NGO potrzebuje newslettera, jeśli…
1. Czuje, że ma do zaoferowania więcej, niż wpisy w mediach społecznościowych
Media społecznościowe to jedno z lepszych narzędzi komunikacji w NGO, jednak prowadzenie newslettera daje znacznie więcej. Dzięki niemu możesz wysyłać personalizowane wiadomości, dopasowywać treści do różnych grup odbiorców, dodawać wiele załączników i linków oraz tworzyć przestrzeń spotkania, której nie ma na Facebooku czy Instagramie.
Co to oznacza dla Ciebie?
Jeżeli czujesz, że Twoja organizacja ma do zaoferowania odbiorcom znacznie więcej (np. może dzielić się większą ilością treści, podnieść jakość i skuteczność komunikacji), to oznaka, że warto zacząć prowadzić newsletter już teraz! Warto tym bardziej, jeśli zależy Ci na budowaniu silnej społeczności i tworzeniu głębszych relacji z odbiorcami.
Dlaczego?
Ponieważ media społecznościowe nigdy nie dadzą Ci tego, co bezpośrednia komunikacja e-mailem. Są zależne od algorytmów, przez co nie wyświetlają wpisów wszystkim odbiorcom. A jeżeli wysyłasz newsletter, możesz mieć pewność, że trafi do tych, do których ustawisz wysyłkę (o ile wiadomości nie trafią do spamu przez złe praktyki).
2. Ma wspaniałe historie do opowiedzenia (ale tego nie robi!)
Wiele organizacji w Polsce nie dzieli się wspaniałymi historiami, bo wpadają w tzw. klątwę wiedzy. To oznacza, że nie zdają sobie sprawy, że ich odbiorcy mogą nie posiadać takiej wiedzy, jak one. Często objawia się to tym, że wiele wspaniałych historii nigdy nie zostaje opowiedziane, bo wydają się “nieciekawe” lub “nie warte uwagi”. A w rzeczywistości, codzienne i autentyczne historie, są często tym, co najbardziej porusza odbiorców i wzmacnia ich więź z organizacją.
Newsletter to z kolei doskonałe narzędzie do tego, aby się nimi dzielić.
Dlaczego?
Ponieważ skrzynka e-mailowa, na którą wysyłamy newsletter ma pewien “intymny” charakter. Trafiają na nią tylko te wiadomości, na które się zgadzamy (jeśli więc odbiorcy przekażą Ci adresy e-mail to znaczy, że traktują Twoją organizację poważnie). To z kolei daje szansę, aby ten gest zaufania przekuć w okazję do podzielenia się z odbiorcami wyjątkowymi historiami, które nie są opowiadane nigdzie indziej.
Co to oznacza dla Ciebie?
W Twojej organizacji z pewnością dzieją się niezwykłe historie (nawet te codzienne), a dla Ciebie to oznaka, że warto zacząć się nimi dzielić! Historie, opowiadane w newsletterze są kierowane bezpośrednio do odbiorcy, a przez to bardziej osobiste i poruszające. Dzięki temu możesz wzmacniać więź odbiorców z organizacją, a przez to budować silną społeczność.
3. Posiada wiedzę lub prowadzi działalność edukacyjną
Wspomniana klątwa wiedzy dotyczy także organizacji, które posiadają wyjątkową (nierzadko ekspercką) wiedzę w danym obszarze i nie dzielą się nią z odbiorcami. Uważają, że “jeśli my to wiemy, to inni też to wiedzą, bo przecież to banał”, a to nie prawda. W efekcie ich odbiorcy nie otrzymują naprawdę wartościowych wskazówek i informacji (choć mogliby!).
Co to oznacza dla Ciebie?
Jeżeli Twoja organizacja prowadzi szkolenia, warsztaty lub webinary, albo posiada eskpercką wiedzę w danym obszarze (np. z zakresu pieczy zastępczej, diety bezglutenowej, wsparcia osób w kryzysie psychicznym – to przykłady naszych Kochanych Klientów, którzy zaczęli prowadzić newslettery), to warto zacząć prowadzić newsletter już teraz!
Warto dzielić się wiedzą także, nawet jeśli Twoja organizacja nie jest ekspertem w danej dziedzinie. Wystarczy, że posiada wiedzę, która nie jest powszechna, ale prosta do użycia w codzienności. Na przykład wiedza o tym, jak zaopiekować się zmarzniętym kociakiem znalezionym na ulicy (to w sytuacji, gdyby Twoja organizacja prowadziła schronisko dla zwierząt). Proste? Prawda, że proste :)!
Dlaczego to takie ważne?
Dla wielu odbiorców Twoja organizacja może być jedynym źródeł zdobycia konkretnej wiedzy i nierzadko przyczynić się do zmiany ich życia w danym obszarze. Przez dzielenie się wiedzą w newsletterze, możesz dać odbiorcom poczucie, że wysyłasz wartościowe wiadomości, co skutecznie wpłynie na ich zaangażowane.
Newsletter to doskonałe narzędzie do dzielenia się wiedzą na różne sposoby. Możesz w nim umieszczać poradniki, infografiki czy linki do zewnętrznych materiałów. Jeżeli zaczniesz go prowadzić i dzielić się wiedzą, zobaczysz, jak wielu odbiorców będzie z niej korzystać!
4. Chce świadomie budować społeczność i rozwijać fundraising
Newsletter to niezwykłe narzędzie fundraisingowe a opowiadanie historii czy dzielenie się wiedzą, to tylko jeden ze sposobów, jak możesz wykorzystać go do zbierania pieniędzy. Dzięki newsletterowi możesz utrzymywać stały kontakt z Darczyńcami, raportować wykorzystanie darowizn, zapraszać na wydarzenia organizacji, przekazywać prezenty cyfrowe (np. ebook, nagrania, bilety), informować o stanie i postępach zbiórek, oraz wysyłać podziękowania za przekazane darowizny – tutaj przeczytasz o tym, co powinno mieć dobre podziękowanie za wpłatę.
Newsletter to narzędzie przydatne na wiele sposobów – także w obsłudze regularnych Darczyńców. Każdy, kto zdecydował się na prowadzenie tzw. klubu regularnych Darczyńców wie, że tutaj potrzebna jest szczególna uważność oraz odpowiednio dobrany kontakt. I newsletter może Ci w tym pomóc chociażby za sprawą segmentacji, czyli działania pozwalającego na dzielenie bazy na mniejsze grupy uwzględniając różne cechy. Wyobraź sobie zatem, że odpowiednio przygotowana i dopracowana obsługa tego szczególnego segmentu, jakim są Darczyńcy regularni nabierze rumieńców – nie tylko przez dopasowanie wiadomości, ale również personalizację dynamiczną, (która wykracza poza użycie imienia odbiorcy pozwalając na dynamiczne tworzenie treści).
Jednym słowem newsletter w obsłudze Darczyńców regularnych daje Ci wiele możliwości (szybko, sprawnie, automatycznie) i pozwala łatwo mierzyć ich skuteczność (fundraisingowa zasada testuj-sprawdzaj-szukaj aż prosi się o użycie!).
Co to oznacza dla Ciebie?
Jeżeli chcesz, aby Twoja organizacja budowała silną społeczność i rozwijała fundraising (czyli zbierała zbierała więcej pieniędzy), newsletter to doskonałe narzędzie, które Ci w tym pomoże! Przez regularne wysyłanie newslettera (np. raz w miesiącu) i opowiadanie o bieżącej działalności, wydarzeniach i historiach, możesz wzmacniać poczucie wpływu Darczyńców, a jednocześnie budować ich relacje z organizacją.
Dodatkowo, możesz wzmocnić tę więź przez używanie osobistych zwrotów i przejście na “Ty” (programy do wysyłki e-maili umożliwiają używanie imienia odbiorcy w wiadomościach przez zastosowanie odpowiedniej formuły).
Co gdy Twoja organizacja ma Darczyńców, ale nie ma newslettera?
To tym bardziej musi zacząć go prowadzić! Fundraising relacyjny polega na kochaniu ludzi i okazywaniu im tego przez częstą i regularną komunikację, a newsletter doskonale Ci w tym pomoże. Jeżeli więc chcesz, aby Darczyńcy wspierali Twoją organizację przez lata, newsletter to narzędzie, które realnie pomoże Ci zadbać o ich długotrwałe zaangażowanie.
5. Szuka skutecznego narzędzia komunikacji o niskich kosztach
Wiele organizacji nie chce prowadzić newslettera, ponieważ uważa, że jest zbyt kosztowny, zabiera wiele czasu i nie przyniesie żadnych efektów. A tak naprawdę, newsletter to jedno z najskuteczniejszych (i tańszych!) narzędzi do prowadzenia fundraisingu i budowania społeczności.
Skąd to wynika?
Wynika to z faktu, że newsletter to nie wpisy w mediach społecznościowych, które giną w gąszczu innych postów, ale wiadomości wysyłane bezpośrednio do odbiorców. To sprawia, że komunikaty docierają do konkretnych osób, a nie “przypadkowych przechodniów”. Dodatkowo, dzięki newsletterowi możesz badać wskaźniki otwieralności i dokładnie wiedzieć, co działa, a co nie.
Newsletter jest też tani, ponieważ możesz wysyłać go przy użyciu programów, które w dużej mierze są darmowe (np. MailerLite przy bazie do 500 rekordów jest za 0 zł). Dodatkowo, newsletter nie pochłonie mnóstwa Twojego czasu, ponieważ jeśli stworzysz konto i jednorazowo nauczysz się obsługi programu, będziesz potrzebować czasu tylko na przygotowanie treści i zaplanowanie wysyłki.
Co to oznacza dla Ciebie?
Jeżeli szukasz narzędzia komunikacji, które jest naprawdę skuteczne i za które nie zapłacisz zbyt wiele, newsletter to jeden z najlepszych wyborów! Przykłady wielu naszych Kochanych Klientów pokazują, że wprowadzenie newslettera może przynieść naprawdę niezwykłe efekty (podniesienie jakości komunikacji, wzmocnienie społeczności, czy zbieranie więcej pieniędzy).
A teraz do rzeczy…
Czego potrzebujesz do newslettera w NGO?
Jeżeli widzisz choć jedną oznakę, to sygnał, żeby zacząć prowadzić newsletter w NGO. Jak to zrobić?
1. Wybierz program
Do prowadzenia newslettera potrzebujesz oprogramowania, które pomoże Ci zbierać adresy odbiorców oraz tworzyć i wysyłać wiadomości. Na rynku dostępnych jest kilka popularnych i sprawnych programów, (np. GetResponse lub MailerLite), a większość z nich posiada także rozbudowane tutoriale dotyczące instalacji oraz użytkowania.
2. Ustaw to, co trzeba
Zanim wyślesz pierwszą wiadomość musisz skonfigurować program pod domenę Twojej organizacji, a także wprowadzić wszystkie konieczne ustawienia. Może teraz wydawać Ci się trudne, ale spokojnie, po zarejestrowaniu, program pokaże Ci instrukcję, z którą zrobisz to krok po kroku.
3. Wyślij wiadomość i sprawdź efekt
Przygotuj treść, ustaw termin i wyślij pierwszą wiadomości do swoich odbiorców i Darczyńców. Po tym, koniecznie sprawdź jej efekt: wskaźnik otwieralności, wskaźnik kliknięć oraz to, czy czytający odpowiadają na Twoją wiadomość.
Trzymaj się dobrych praktyk!
Zanim jednak wyślesz pierwszą wiadomość, warto ustalić:
- jak często będziesz wysyłać newsletter (1 lub 2 razy w miesiącu – jeśli masz niewiele czasu na początek proponujemy Ci raz w miesiącu),
- jaka będzie struktura newslettera (dobry newsletter zawiera: angażujący tytuł, historię, wątek przewodni, spójną komunikację i podpis autora),
- oraz jakie materiały wizualne dodasz (może to być grafika, zdjęcie lub film).
Newsletter w NGO to głównie korzyści
Już wiesz, prowadzenie newslettera w NGO to głównie korzyści. Dzięki niemu możesz budować silną społeczność wokół organizacji, zdobywać i wzmacniać zaufanie odbiorców oraz kontrolować cały proces komunikacji. Jeżeli widzisz choć jedną oznakę, to sygnał, żeby zacząć prowadzić newsletter w Twojej NGO!